1、熟練計算機的操作。文員的工作經常都需要運用上計算機，因為文員需要非常熟練計算機的操作，特別是對於一些常用的辦公軟件，比如說excel和word文檔以及ppt這些常用的辦公軟件一定要操控自如才能夠做好文員的工作。
2、優秀的文字表達。文員的工作也經常會涉及文檔的寫作和處理，具備一定的文字處理和表達能力是文員必備的一個條件之一。此外，還有熟悉公司的公文寫作，這樣才會使得自己的工作更加的順利。
3、熟悉各種辦公設備。文員的工作還需要經常和各種公共設備打交道，需要經常復印和打印文件，因此文員一定要熟悉這些辦公設備，並且可以熟練的操作這些機器，常用的機器有打印機和復印件以及掃描儀和刻錄機、傳真機等。
4、良好的語言表達能力。文員除瞭要具備一定的文字表達能力以外，還需要具備良好的語言表達能力，因為語言表達可以說是上班族必備的一種技能，對於一個人的發展和進步都有著十分重大的關系。並且文員的工作也需要接聽電話，良好的語言溝通是極其重要的。
文員的工作沒有大傢想象中的那麼簡單，但如果一個人的各項技能都比較熟悉、熟練，那麼文員對於她來說也不少什麼難事。
