1、標題
標題的寫法最常見的是完全式的標題，即由發文機關、事由和文種構成。在事由中一般將下級機關及請示的事由和問題寫進去；
還有一種完全式的標題是發文機關+表態詞+請示事項+文種，這種較為簡明、全面和常用。
也有的批復隻寫事由和文種。
2、主送機關
主送機關一般隻有一個,是報送請示的下級機關.其位置同一般行政公文,寫於標題之下,正文之前,左起頂格.批復不能越級行文,當所請示的機關不能答復下級機關的問題而需要向更上一級機關轉報請示時,更上一級機關所作批復的主機關不應是原請示機關,而是轉報機關.如果批復的內容同時涉及其它的機關和單位,則要采用抄送的形式送達.
3、正文
正文包括批復引語、批復意見和批復要求三部分。
批復引語要點出批復對象，一般稱收到某文，或某文收悉。要寫明是對於何時、何號、關於何事的請示的答復，時間和文號可省略。
批復意見是針對請示中提出的問題所作的答復和指示，意思要明確，語氣要適當，什麼同意，什麼不同意，為什麼某些條款不同意，註意事項等都要寫清楚。
批復要求（其實可以單獨算做結尾），是從上級機關的角度提出的一些補充性意見，或是表明希望、提出號召。如果同意，可寫要求；不同意，亦可提供其他解決辦法。
4、落款
這部分寫在批復正文右下方,署成文日期並加蓋公章,成文日期用阿拉伯數字（2012新規）。
批復既是上級機關指示性、政策性較強的公文，又是對下級單位請求指示、批準的答復性公文，因此，撰寫批復要慎重及時，根據現行政策法令及辦事準則，及時給予答復。撰寫時，不管同意與否，批復意見必須十分清楚明白，態度明朗。不能含糊其辭，模棱兩可，以免下級無所適從。
