1、首先把所有的文件都收集到一起，疊放整齊擺放在桌面上。不要把文件漏掉瞭，要不然以後在查詢文件的時候，會很麻煩的，而且領導們會很劈你的。
2、接著把收集到的文件，按照不同的種類分開，騰出桌面一塊地方，都分別擺放開。註意不要混在一起瞭，要是其中一份文件夾在其他文件中，這樣就造成文件歸檔錯誤。
3、然後把每種類型的文件按照編號或日期進行排序，在分開擺放。在這個時候的排序，最好是按照有後到前排，這樣的話，在你打開文件的時候，最先看到的是最近的文件，而不需要翻到最後面才能找到最近的文件。
4、文件排序完成之後，拿出裝文件的文件夾，按照對應的種類進行歸檔。拿出來的文件夾也要擺放好，因為我們的辦工桌就那麼大的地方，擺放整齊，有利於我們迅速找到它。
5、所有文件歸檔完畢之後，需要再檢查一下，各類文件是否和文件夾的名稱一致。然後把文件都放入文件櫃進行保存。放入文件櫃時，也要按照文件的順序進行擺放，不能隨意擺放，而不利於查找。
