1、主題
每篇應用文都要圍繞著一個主題展開。主題越是具體專一，應用文就越容易寫出
2、為誰而寫
私人信件為傢人、朋友、愛人而寫；商務信件為生意夥伴而寫；廣告為一般大眾而寫；海報為某一群人而寫。瞭解瞭為誰而寫，就可以使應用文的內容適度而得體，使你的信息能全面地傳達給對方。
3、寫作目的
為什麼要寫這篇應用文？是要把你的信息提供給對方，還是要求對方給你提供信息？是洽談生意還是聯絡感情？一篇應用文盡管確定瞭主題，有時卻達不到目的，這是為什麼？目的不明確，就會造成內容不確切，造成費解。
4、文章的格式和結構
不同類型的應用文其格式和結構是不相同的。信件有信件的格式和結構，廣告有廣告的格式和結構。不瞭解各類應用文的格式和結構，就寫不好應用文。
