1、第一行正中寫“慰問信”三個字；如果寫成“XXX致XXX慰問信”，那麼“慰問信”三個字可移至第二行寫在中間。接著換一行頂格寫受慰問的單位或者個人的稱呼。
2、寫單位要寫全稱；寫個人，要在姓名之後加上稱呼如“同志”“先生”“師傅”之類，後邊用冒號。
3、在個人姓名前邊，往往還要加上“敬愛的”“尊敬的”“親愛的”等字樣，以表示尊重。然後另起一行，空兩格起寫正文。
4、正文的內容，應該先說明寫慰問信的原因，或是因為對方在四化建設中取得瞭成績，或是因為對方遭到瞭暫時的困難和挫折。其次敘述對方的模范事跡或遇到的困難時表現出來的高尚品質，並向對方表示慰問。
5、再次，寫一些鼓勵和祝願的話。接著在正文後面或是另起一行空兩格寫“祝”“此致”，然後在下一行頂格寫“節日愉快”“取得更大的成績”“敬禮”等。署名要寫在另起一行的右半行。
6、如果寫慰問信的單位、個人不止一個，也都要一一寫上。日期寫在署名的下邊，年、月、日都要寫上。
