1、確定每一大類，例如你可以根據對象不同分為“顧客”，“供應商”，“同事”等等的文件夾，用簡寫的名字便於區分類別。
2、按照每個大類下的文件，再細分，以前面為例，“顧客”文件夾裡我們可以再以每個顧客的名字或者代碼進行進一步細分。
3、同一文件夾下的同類文件統一命名。繼續以前面為例，在具體到某一客戶的文件夾裡，如果有多個訂單信息，我們可以統一文件的名字為PO+年月日，如果是多個報價單，我們可以統一文件名為Q（quotation）+年月日，其他以此類推，如果是非常規性的文件，則不需要這樣做，例如某次特別的圖紙要求就直接按圖紙內容命名就可。
4、增加“已完成”與“正在進行”的文件夾，並且要定期（例如每周或者每半個月）把不需要繼續跟進的文件夾放進“已完成”裡面。這樣便於進行目標可視化跟蹤及管理。
5、不要在一個文件夾裡放太多東西，若同類文件達到一定數量，可以建立子文件夾集中放置，例如你已經按年份進行歸檔，但是由於從2000年開始也有20個年頭瞭，如果你覺得這20個文件夾有點礙眼的話，你可以再建立一個“往年文檔”把20年之前的文件夾全部放進去。
6、不要保存不必要的文件。刪除非必要，無關重要的文件（例如溝通過程對某文件作出多次修改時，隻要最終版本確定下來瞭，就可以把中間的修改版次刪除瞭）。
