1、當客人來到時，應馬上放下手中的工作，並起立向來客問候致意，做自我介紹。
2、如果是約好的客人，可以這樣說：“早晨好，您是王總吧?我是李總的秘書張洋，李總正在等您。”
3、如果是沒有約定的客人或第一次來訪的客人，可以這樣說：“您好!這裡是總經理辦公室，我是經理秘書張洋，對不起，請問您貴姓?是哪個公司的?有什麼事情嗎?”明確對方身份、來訪目的後，應立即通報領導。
4、如果客人需要等候一段時間，秘書應簡要說明原因，如：“對不起，李總經理正在處理一件緊急事情，請您稍等一會兒。”然後安排好恰當的座位請客人坐下，並為其提供飲水以及一些書報雜志等，以免冷落客人。
5、秘書引導或陪同客人去面見領導時，到達接待室後應將客人引至上座的位置上。引導就座時，長沙發優於單人沙發，沙發椅優於普通椅子，較高的座椅優於較低的座椅，距離門遠的為最佳的座位。
6、待客時，應該為客人準備如茶水、咖啡或飲料等。通常以茶待客的方式較多。因此，應掌握必要的敬茶禮儀。
