1、一封郵件的基本內容通常分為三部分：收件人、主題、正文。
2、接收人。接收人為傳遞信息或分佈任務的對象。除瞭接收人之外還可以同時抄送給其他人，抄送對象要看郵件重要程度而定。
3、主題。主題要突出郵件的主旨，要讓別人一看到這個主題就能大概知道你想傳遞的是什麼事情，如：關於“……”的安排，或者針對“……”的建議。意思明確，引人註目。
4、正文。首先是尊稱，如：尊敬的領導、親愛的同事等，如果是領導或者長輩就說“您好”，如果是一般的同事就說“你好”。禮貌是最重要的，不管是對領導還是對同事。然後就是正文的內容，要分主次，先總體表達要傳遞的意思，再用“第一/第二/第三/……”的格式詳細描述，別人也會覺得你思路清晰，主次清晰。最後以祝福語結尾，再註明寫郵件日期和寫郵件的人。
5、附件。如果想要表達的信息或者材料內容較多，內存較大，也可以作為附件添加進去。在正文裡面說的太多，反而別人不容易抓住重點，對於工作繁忙的人來說，更沒時間去慢慢看瞭。
