1、標題，通知函的標題一般由發文機關、事由和文種構成，有時也可以隻由事由和文種構成。
2、正文。
（1）開頭。寫行文的緣由、背景和依據。開頭或說明根據上級的有關指示精神，或簡要敘述本地區、本單位的實際需要、疑惑和困難。
（2）主體。寫需要商洽、詢問、答復、聯系、請求批準或答復審批及告知的事項。
（3）結語。不同類型的函結語有別。如果行文隻是告知對方事項而不必對方回復，則結語常用“特此函告”、“特此函達”。若是要求對方復函的，則用“盼復”、“望函復”、“請即復函”等語。請批函多以“請批準”、“請大力協助為盼”、“望能同意”等習慣用語收束。復函的結語常用“特此復函”、“特此回復”、“此復”等慣用語。也有的函不寫結語。
3、落款，寫上通知人或單位名稱，和通知時間。
